失敗しない！ビジネスで使える英語フレーズ集【電話応対編】
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海外赴任が決まり、現地のオフィスへ着任。
自分のデスクに座っていよいよ海外でのビジネスがスタート！・・・と思ったら早くも１本の電話が。。。
上司から？部下から？顧客から？相手に失礼のないようにするにはどうする？
電話は便利な反面、相手の顔や表情を見ることができないですよね。
自分の英語を伝えるときのジェスチャーも使うことができないので、言葉のみで正確に伝えないと、後でとんでもないトラブルになってしまうことも・・・。
この記事では海外で数々の企業とのビジネス経験のある現役駐在マネージャーの筆者が、ビジネスする上で必要な英語での電話応対の基礎について解説します。
英語での電話応対は不安になりがちですが、あらかじめいくつかのパターンを覚えておけば、いざという時に慌てずに対応することができます。
海外との取引がある方、電話応対に不安がある方は、ぜひ参考にしてみて下さい。
もくじ
自分から電話をかけるとき
もしあなたが話したい相手の携帯電話へかけるときは直接相手へと繋がりますので、さほど不安に思うことは少ないでしょう。
ですが相手の携帯電話の番号を知らない場合は、相手のオフィスやデスクへかけることになりますので、ビジネスをする上で失礼のないよう、あらかじめキーとなるフレーズを覚えておきましょう。
Hello, this is XXX corporation, Yuta Suzuki speaking. こんにちは。XXX株式会社の鈴木裕太と申します。 May I speak with Michael Smith in the marketing department? マーケティング部のマイケル・スミスさんをお願いします。
もし相手が近くにいて話せる状態である場合は、ここでつないでつないでもらうことができますので、そこから要件をスタートさせれば良いでしょう。
もし相手が不在の場合や他の電話に出ている場合などには、電話をとってくれた相手に何らかのアクションを取らなければなりません。
Can I leave a message? 伝言をお願いできますでしょうか？ Could you please ask him to call me back on my mobile?(*) 携帯へかけ直して頂くよう、お伝えして頂けますでしょうか？ I will call him back later. / I will get back to him later. また後ほどかけ直します。
(*) ちなみに携帯電話はアメリカとイギリスで単語が異なります。
米：cell phone / 英：mobile phone
私は欧州での生活・仕事をしていましたので、全てではありませんがどちらかというとイギリス英語の方に馴染みがあります。
アメリカ英語とイギリス英語の違いについては下記で紹介していますので、よかったら参考にしてみてください。
イギリス英語・アメリカ英語 どっちを勉強すべき？それぞれの違いについて解説 – dextablog.be
英語は共通の言語として世界中で話されていますが、同じ英語でもアメリカ・イギリス・カナダ・オーストラリアなど、国によっても発音や単語の違いがあります。 この記事では、イギリス英語とアメリカ英語のどちらを学んだらいいの？違いは何？とお悩みの方向けに、それぞれの特徴や発音・単語の違いなどについて解説していきます。
電話を切るとき
電話を切るときも、どうやったら自然に切ることができるか不安ですよね。
日本のように「すみませんが、よろしくお願い致します。失礼します」と言いたいところですが、直訳するとおかしくなってしまいます。
電話を切るときは「よい一日を」などと付け加えると、スムーズに電話を切ることができます。
Thank you very much. Have a nice day. Bye. ありがとうございます。よい一日を。では。
相手から自分あてに電話がかかってきたとき
取引先や社内の同僚などから自分の携帯電話あてにかかってきた場合は、相手はあなたに用事があって電話をかけてきていますので、誰かに取り次いだりすることはなく比較的気が楽です。
普段の会話のように、気を楽にして電話に出るようにしましょう。
Hello, Kenta Sato speaking? もしもし、佐藤健太です。
必ずしもフルネームを述べる必要はありませんので、Hello, Kenta speaking?でもOKです。
相手が誰か分からないとき
携帯電話にかけてくるのは必ずしもあなたの知り合いとは限りません。相手が誰か分からないときに、「Who are you?」などと言ってしまわないように気をつけましょう。
May I ask who is calling? どちら様でしょうか？ May I have your name, please? お名前を伺ってもよろしいでしょうか？
相手から他の人あてに電話がかかってきたとき
電話をかけてきた相手が、自分ではなく他の人あてにかかってきた場合はいくつかのパターンがあります。
話したい相手がいるのかいないのか、不在の場合や電話に出ることができない場合は、その旨を相手に伝えて、どうしたいかをたずねる必要があります。
パターン別に覚えて、落ち着いて対応するようにしましょう。
Hello, XXX corporation, Masa speaking. How can I help you? もしもし、XXX株式会社のマサです。どのようなご用件でしょうか？ (相手) Hello, this is Christopher Johnson from ABC Industry company. May I speak with Sakura Ito in sales, please? こんにちは。ABC工業のクリストファー・ジョンソンと言います。営業部の伊藤さくらさんはいますでしょうか？
いる場合
Yes. Please hold on a moment. はい、少々お待ちください。
(→ 保留を押してつなぐ、転送する)
いない場合
I'm afraid but she is not at the moment. 申し訳ございませんが、彼女はただいま席を離れております。 I'm afraid, but she is in a meeting right now. 恐れ入りますが、彼女はいま会議中です。 I'm sorry, but she is out of the office today. すみません。彼女は本日出張に出ております。 I'm sorry, but she is taking a day off today. すみません。彼女は本日お休みを頂いております。 I'm afraid, but she is on vacation until next Monday. 恐れ入りますが、彼女は来週の月曜日まで長期休暇をとっています。
いるが、手が離せない場合
I'm sorry, but she is on another line right now. すみませんが、彼女は他の電話に出ております。 I'm afraid, but she is not available right now. 恐れ入りますが、彼女はいま電話に出ることができません。
電話に出られない場合の対処方法
Could I take a message? 伝言を承りましょうか？ Would you like to leave a message? 伝言を残されますでしょうか？ Shall I have her call you back when she returns? 彼女が戻ったら、折り返しお電話するよう伝えましょうか？ I will tell her you called. 彼女に電話があったことをお伝えします。
その他の表現
I'm afraid, but I can not hear you. 恐れ入りますが、電話が遠いようなのですが。 Could you repeat that again, please? もう一度繰り返して頂けませんでしょうか？ How do you spell your name? お名前のつづりを教えて頂けますでしょうか？
まとめ
いかがでしたか？
電話は相手の顔が見えない分、英語が聞き取れなかったり表情が見えなかったりすると、急に不安になってしまいます。
ですがあらかじめいくつかのパターンで覚えておけば、急に電話がかかってきたとしても落ち着いて対処できるようになります。
あとは経験です。間違えてしまっても落ち込むことなく繰り返すことで、ビジネス英語での電話応対は必ず身につきますので、おじけつことなく一つずつ覚えていきましょう！
ビジネス英語はオンライン英会話で強化！おすすめスクール５社をご紹介 – dextablog.be
この記事では、ビジネス英語を集中的に強化したい方向けに、オンライン英会話をおすすめしています。なぜビジネス英語にオンライン英会話がおすすめできるのか、どのスクールを選べば失敗がないのか、具体的にどこがおすすめなのかなどについて解説していきます。ぜひ、参考にしてみてくださいね。
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